Ticaretin dijitale taşınmasıyla elektronik ortamda gerçekleştirilen ticari mesajların ve gönderimlerin daha güvenilir olması için kullanılan bir sistemdir. Bu sistemlerin arasında yer alan, Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile ticaret artık çok daha güvenilir olmaktadır. Çünkü dijital ortamda alıcı ve göndericinin bütün bilgileri kayıt altına alınmaktadır. Söz konusu olan KEP sistemi kullanmanın faydalarını şu şekilde incelemek mümkündür.

Yasal Güvenlik

Kayıtlı elektronik posta sistemi alıcının ve göndericinin bilgileri net ve belli olduğu tarafsız bir güvence sunmaktadır. Bu güvence yasal olarak sürdürülür.

Bütünlük

Kayıtlı elektronik posta sistemi gönderinin orijinal halini ve bütünlüğünü korur. Diğer elektronik postalardan ayrı olarak postada yer alan içeriğin ve gönderi zamanının değiştirilmesini onaylamaz. Bu sayede, daha güvenilir bir koruma sağlar.

Maliyet ve Zaman Tasarrufu

Zaman tasarrufu sağlayarak maliyet yükünü hafifletir. Kağıt masraflarını azaltır, bu sayede daha az ağaç kesilmesine destek olur. Dolayısıyla ıslak imzalı gönderimleri kullanmaz. Aksine elektronik ortam üzerinde gerçekleştirilen gönderimlerle uygun maliyet yükü oluşturur.

Üstün Verimlilik

Kayıtlı elektronik posta sistemi ile fiziki olarak kullanılması zorunlu olan ortama ihtiyaç kalmaz. Kazanılan zaman sayesinde verimliliğin artması desteklenir.

Çevrecilik

Kayıtlı elektronik posta sistemi sayesinde kağıt israfının önüne geçilir. Bu sayede, daha fazla ağaç kesilmesinin önüne geçilir ve kağıt israfının ve ağaçların yok olması engellenir.

Saklanabilirlik

Kayıtlı elektronik posta sistemi içerisinde yapılan bütün yazışmalar kayıt altına alınmaktadır. Kayıt altına alınan bilgilerin tamamı 20 yıl boyunca arşivlerde saklanır. İlerleyen zamanlarda sorun oluşması halinde delil olarak kullanılan bu belgeler 20 yıl boyunca korunur.

7.Kanıt Niteliği: Kayıtlı elektronik posta sistemi içerisinde saklanan deliller kanıt niteliğini taşır. Mahkemede delil olarak kullanılma hakkı olan bu belgeler uyuşmazlıklarda hukuken kullanılma hakkı vardır.

Kep (Kayıtlı Elektronik Posta Özellikleri

• Kayıtlı elektronik posta alıcıları ile göndericileri her zaman bellidir: Kayıtlı elektronik posta yeni TTK ile kullanılmaya başlamıştır. Kayıtlı elektronik posta sistemi kullanıcısının kendisi olduğunu garantilemektedir. Dolayısıyla, kep sistemi güvenilirliği kanıtlanmış bir sistemdir.
• Kep sisteminde olan bütün içerikler korunur Kayıtlı elektronik posta sisteminde yer alan bütün iletiler ve gelen mesajlar silinir. Kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden gönderilen bütün dosyalar sistemdeki parmak izi sayesinde garanti altına alınır.
• Gönderilerin okunma zamanı ile teslim zamanları değiştirilmesi imkansızdır. Kep sistemi üzerinde gönderilerin okunma zamanları ve teslim zamanları değiştirilmesi mümkün değildir. Kayıtlı elektronik posta üzerinde kayıt altına alındıktan sonra kesinlikle değiştirilmez. Bununla birlikte gönderilen gönderiler, alıcı tarafından okunmasa bile 24 saatin sonunda sistem üzerinde okundu olarak işaretlenmektedir.
• Zamandan tasarruf sağlar. Resmi yazışmaları hızlı şekilde yürütmenizi sağlar. Bu sayede, zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
• Çevrecidir ve kullanım kolaylığı sağlar. Kağıt israfının önüne geçer ve doğa dostudur. Çevre korumasına katkı sağlar. Ayrıca, Kep sistemi üzerinden kurumlara ve bireylere ulaştırılması gereken bütün bilgiler hızlıca ulaştırılır.

Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) Kullanım Alanları Nelerdir?

• Dilekçe-Başvuru-İhale-Teklif
• Bildirimler-Ticari taraf yazışmaları
• Sözleşme evraklar ve sözleşme evrak paylaşımı
• İhbar-İhtar-Talimatlar
• Fatura-Hesap özeti-Bordro
• Şirket beyannameleri- Teklif-İhale
• Kayıt altına alınması gereken bütün yazışmalar

Kimlerin Kep Alma Zorunluluğu Vardır?

Kayıtlı Elektronik Posta almanın hiçbir zorunluluğu bulunmamaktadır. KEP yalnızca gerekli kurumların isteği doğrultusunda alınabilir veya isteğe bağlı bir şekilde geçiş yapılabilmektedir. Bütün mail alım ve gönderim işlemlerinin güvenli bir şekilde kayıt altına alınmasını talep eden firma yetkililerinin geçiş yaparak bütün yazışmaları resmiyete dökmeleri sağlanmaktadır.

Kimler Kep Kullanmalıdır?

Anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş şirketler ve Limited şirketlerin kep başvurusu yaparak kullanabilmektedirler. Kep sistemi üzerinde yer alan bilgiler hukuken geçerliliği bulunmaktadır. Şahıs ve şirketler arasında yaşanan herhangi bir anlaşmazlık söz konusu olduğu zamanlarda kep bilgileri geçerli sayılır. Güvenliği sağlanan bilgilerin anlaşmazlık durumlarında delil olarak kullanılmaktadır. Bu sebepten dolayı risk almak istemeyen firmalar geçiş yapmalıdırlar.

Özellikle personellere gönderilen bordro, ücret pusulası, ihtar gibi belgelerin gönderiminde KEP kullanımı KEP İK ürünü adıyla çok yaygındır. Bu ürünün temel faydaları şu şekildedir.

• Bordro, ücret pusulası, zaman çizelgelerinin ve personel tebligatlarının doğru çalışana gittiğine ve şirketle personel arasında gizli kaldığından emin olursunuz.
• Bordrolarınız, ücret pusulalarınız, zaman çizelgeleriniz, tebligatlarınız, ihtarlarınız EDM sistemlerinde 3 Yedeklemeli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle en güvenli şekilde saklanır.
• Bordrolarınız, ücret pusulalarınız, zaman çizelgeleriniz, tebligatlarınız, ihtarlarınıza dilediğiniz an çevrimiçi erişebilir, tek tek ya da toplu olarak tekrar gönderme, görüntüleme ve pdf / baskı alma gibi işlemleri yapabilirsiniz.
• Deliller 20 yıl süreyle saklanır, personele gönderilen tüm KEP iletileri yasal ömrü bitinceye kadar saklanır, tüm saklanan dokümanlar tüm mahkemelerde delil niteliği taşır.
• Ücret hesap pusulası gönderimi sırasında iletiye farklı dosyalar ekelenebilir ve eklenen her dosya elektronik imza ile imzalanabilir.
• Tüm programlara entegre çalışır. Kullanıcı sayısında kısıt yoktur. 7/24 Etkin Müşteri Desteği sağlanır.

KEP İK Ürününde Olması Gerekenler?

EDM Bilişim KEP İK ürününde olması gerekenleri ve kendi ürün üstünlüklerini şu şekilde yayınlamaktadır.

• Yapılan testlerde EDM KEP adresinden gönderilen 5.000 adet kepin delilleri 5-10 saniyede oluşur. Karşı tarafa ulaşması 30 dakika içindedir (her müşterimize bu test yapılmaktadır)
• EDM, UETS Sistemi ve GİB mali tebligat sistemi ile tam entegredir. Devlet yazışma sisteminin EYP protokolü ile tam uyumludur. Bu sayede devletin herhangi bir kurumundan gelen EYP protokolünde tebligatlar (haciz, trafik cezası, belediye borç bildirimler vb) EDM Kep sistemindeki gelen kutunuza anında düşer, sistem içerisindeyken tek tıkla okunabilir, anında üst yazıyla personele tebliğ edilir ve tebligatın geldiği kuruma yanıt verilebilir (örneğin icra dairesinden gönderilen personel hacizleri ya da şirkete gelen personel ilintili trafik cezaları EDM KEP sisteminde anında okunur, personele tek tıkla tebliğ edilir ve icra dairesine tek tıkla cevap yazılabilir)
• Personel için KEP hesabı başına 250 MB alan tanımlanır. Kuruma ise belgelerini 10 yıl ayrıca ücretlendirilmeksizin saklama garantisi verilir.
• EDM İK KEP uygulamasında ücretlendirme, personel sayısına dayalı çalışır. Ücretlendirme işten çıkan personel için yapılmaz. EDM İK KEP uygulamasında, Dijital Özlük Dosyası modülü vardır. Yeni personelin kendine gelen linki tıklayarak kullanıcı oluşturmasına, özlük dosyası için gerekli evrakları yüklemesine olanak verir, evrakların yasal geçerliğini kontrol eder ya da bu evrakların E-Devletten personel dijital onayı ile otomatik alınmasını sağlar, evrak geçerlilik tarihi kontrollerini yapar, evrakların süresi geçtiği takdirde personeli mail ile uyararak kullanıcısı üzerinden güncel evrağı yüklemesini ister. Tüm bu evrakları ve akışı İK ya dilediği zaman ve formatta raporlar.
• EDM İK KEP uygulamasında, İşe Alım Süreci modülü vardır. İşe alım süreçlerinde personeller tarafından yüklenen veya e-devletten çekilen evrakların içindeki bilgiler OCR işlemine tabi tutularak şirket sistemlerindeki tablolara ve formlara API ile otomatik yazar böylece manuel veri girişini mimimize eder. Özetle personel ilintili programlarda bilgilerin otomatik ve resmî belgede göründüğü şekliyle hatasız doldurulmasını sağlar.
• Personele tüm yönetmelik ve bilgilendirmeler; personel bazında, departman bazında ya da mesela fiziki giriş sistemleri kontrollerine geç gelme vs. nedenlerle takılan personeller bazında otomatik tebliğ edilir. Her ay sonlarında E-Bordrolar, ücret pusulaları, zaman çizelgeleri, herhangi bir yazılımdan çarşaf pdf listenin yüklenmesi ve EDM KEP sisteminde parçalanması ya da bordro programı puantaj bilgilerinden çekilerek oluşturulması süretiyle gönderilir.